1. Caractéristiques techniques
1.1. Description de la prestation demandée
Avec plus de 52 000 interventions à gérer par an et 300 000 appels d’urgence traités par ses centres de réception des appels 18, Le Service d’Incendie et de Secours de La Réunion (SDIS 974) contribue chaque jour, avec un vrai souci de qualité et de réactivité, à la préservation de notre île, de ses biens et de sa population.
Ce travail considérable réalisé par les agents du SDIS 974 en faveur de la population réunionnaise mérite d’être valorisé en interne comme en externe par une communication ciblée et de haut niveau.
Afin de valoriser ses missions, son action quotidienne et ses grands projets, le SDIS 974 recherche une agence avec une solide expérience (5 ans minimum) auprès de clients du secteur public et privé, disposant d’une bonne connaissance des collectivités et de leurs contraintes, dotée d’une équipe réactive, à l’effectif suffisant pour garantir une continuité de service tout au long de l’année. Il sera demandé au prestataire de proposer des pistes graphiques créatives et dynamiques sortant du cadre institutionnel classique et d’être une force de proposition à forte valeur ajoutée.
De manière à faciliter les échanges, le prestataire désignera un interlocuteur dédié au SDIS pendant toute la durée du marché.
Les grandes lignes des actions à venir au cours des deux prochaines années (Liste non exhaustive) :
1- Outils de communication de base à développer
Winflags, kakémonos, banderoles, pochettes…
- Réalisations de dépliants
Refonte de la charte graphique
Redéploiement de l’existant sur de nouvelles thématiques
- Valorisation des grands projets
Plateforme commune 15/18/112
Suivi des constructions de casernes
Prévention des risques de la vie courante auprès du grand public
- Manifestations et cérémonies :
Manifestations sportives
Journée nationale des Sapeurs-Pompiers
Défilé du 14 juillet
Journée d’accueil des Sapeurs-Pompiers Volontaires
Présentation de véhicules et de matériels
Sainte Barbe (fête des pompiers)
Remise de médailles, de grades, valorisations des retraités
Noel des agents
…
- Site internet du SDIS :
Refonte graphique du site web
Création de documents chartés SDIS pour alimenter régulièrement la plateforme
- Publications
Révision du livret prévention les bons réflexes
Création du rapport d’activité 2021 et 2022 (1er trimestre 2021 et 2022)
Création d’une newsletter à diffuser par email
- Réseaux Sociaux
Création d’événements, de contenu et de visuels pour nos pages : Facebook, Tweeter, Youtube et Instragram
Sponsorisation de publications
- Digitaliser au maximum notre communication
Digitaliser l’ensemble de nos documents, contenu, événements,…
A cette liste, indicative, pourront s’ajouter d’autres commandes, tout au long du marché et l’ensemble des prestations réalisées deviendront propriété du SDIS.
1.2. Informations sur les commandes antérieures :
A titre informatif, il est porté à l’attention des candidats, les éléments suivants :
| Nombre de bons de commandes émis | Montant par bon de commande ou par fourchette | Nature des Fournitures/ Interventions commandées | Quantités | Lieu de livraison ou d’exécution |
| 26 | 14 < à 100€ 6 <100 € < 500 € 3 >500€<1000€ 2 > 1000 173.6 | Portrait Carte de visite Revue de gestion Affiche Brèves 1 Brèves 2 Brèves 3 Brèves 4 Brèves 5 Brèves 6 Brèves 7 Brèves 8 Maquette panneaux Dossier thématique Banderole Vidéos plateforme 15/18 Vidéo citerne souple Affiche CROSS et déclinaisons Page de garde Invitation Présentation nouvelle gouvernance Visuel Sainte Barbe Visuel Sainte Barbe complémentaire Maquette covering véhicule Invitation arbre de Noël Maquette trombinoscope des chefs de centre | 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 | SDIS 94 rue Monthyon 97400 Saint Denis |
1.3. Volume horaire prévisible
Approximativement 35 heures par mois (publication assistée par ordinateur, conseils, créations) ventilées de la manière suivante : 20 heures environ de PAO, 5 heures de conseils et 10 heures environ de création.
1.4. Réactivité et délais d’exécution
La réactivité demandée par le SDIS est définie selon les principes suivants, à compter de la réception de la commande écrite :
– un délai maximum de 4 heures pour une première proposition, sur une demande urgente de mise en page simple de document (1 à 2 pages maximum) si la demande est adressée avant midi (heure locale), sinon avant midi (heure locale) au prochain jour ouvré.
– un délai de 2 jours ouvrés pour une première proposition graphique, sur une demande plus complexe qui demanderait de la création et de la direction artistique
– un délai de un jour ouvré à compter de la date de retour des modifications par le SDIS pour faire une autre proposition.
Sans commande contraire, 2 pistes graphiques au minimum (3 au maximum), nous permettant un choix, seront proposées par l’agence pour chaque travail demandé. Celles-ci seront accompagnées d’un descriptif et de l’avis de l’agence sur la piste qu’elle aurait privilégiée et pour quelles raisons.
2. Modalités et conditions d’exécution
2.1. Modalités d’exécution
Les prestations du présent accord-cadre devront être exécutées dans le délai fixé par l’acheteur en application de l’article 6.3.
2.2. Conditions d’exécution
La commande des prestations interviendra sous la forme d’un bon de commande après acceptation du devis des prestations par le pouvoir adjudicateur.
Ce bon de commande sera émis par le service communication du SDIS et indiquera notamment le montant, le moment, la nature, l’importance et le délai d’exécution des prestations.
Le bon de commande est émis à partir d’un devis détaillé du titulaire. Ce dernier devra être établi dans un délai maximum de 1 jour ouvré à compter de la demande écrite du SDIS formulée par mail.
En dérogation à l’article 3.7.2 du CCAG FCS, le titulaire dispose de 48 heures à compter de la date de réception du bon de commande pour faire toute observation. Au-delà de ce délai, il ne peut émettre de réserve sur le contenu de la commande.
En cas de désaccord sur le coût d’une prestation jugé excessif par le SDIS, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier avec le titulaire. En cas de désaccords répétés, le marché pourra être résilié par le pouvoir adjudicateur sans aucune indemnité.
Le prestataire désignera un interlocuteur permanent avec le SDIS pendant toute la durée du marché.
En cas de perte des données, le titulaire sera tenu pour seul responsable. Cette prestation ne pourra pas être facturée par l’acheteur.
Les bons de commande peuvent être émis jusqu’à l’expiration de la durée de validité du marché définie à l’article 4.1 du présent document.
2.3. Exécution de la prestation aux frais et risques du titulaire
Par dérogation à l’article 45.1 du CCAG FCS, si au-delà du délai d’exécution, le titulaire ne s’est toujours pas exécuté, le SDIS peut alors faire procéder par un tiers à la réalisation de la prestation aux frais et risques du titulaire, sans procéder à la résiliation du marché ni mise en demeure préalable.
L’augmentation des dépenses, par rapport aux prix de l’accord-cadre, résultant de l’exécution des prestations aux frais et risques du titulaire sera à la charge du titulaire. La diminution des dépenses ne lui profitera pas.
3. Constatation de l’exécution des prestations
3.1. Opérations de vérification
Les opérations de vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées conformément aux dispositions du chapitre 5 du CCAG FCS.
Ces vérifications sont effectuées au moment de l’exécution de la prestation par la personne publique ou l’organisme demandeur, qui peut notifier sa décision immédiate et sans délai au titulaire. En l’absence de décision, les prestations sont réputées admises le jour de la livraison ou de l’exécution.
Vérifications quantitatives : si la quantité n’est pas conforme, le titulaire aura l’obligation de compléter ou reprendre l’excédent dans le délai fixé par l’autorité compétente.
Vérifications qualitatives : si prestations ne sont pas conformes, suite aux vérifications qualitatives, elles seront refusées et obligatoirement remplacées par le titulaire dans le délai indiqué par l’autorité compétente.